Quelle question poser en premier aux documents d'une copropriété ?

Une question qui revient souvent et dont vous connaissez déjà la réponse, par exemple la clé de répartition de l'ascenseur. Vous jugez ainsi la qualité de l'outil avant de lui confier des recherches nouvelles.

Faut-il préciser la période dans la question ?

Oui. « Depuis l'assemblée du 12/06/2021 » ou « sur les trois derniers exercices » évite que l'outil mélange des décisions ou des comptes de périodes différentes.

Questions à poser aux documents d'une copropriété

Une bonne question précise le document visé, la période et ce que vous attendez en retour (un montant, une date, une liste). Voici des questions réelles du quotidien d'un syndic, rangées par document, avec la pièce qui contient la réponse et le contrôle à faire ensuite.

Les documents cités sont ceux que la réglementation fait exister. Par exemple, le décret n° 2019-502 du 23/05/2019 dresse la liste minimale des documents mis en ligne par un syndic professionnel : règlement et état descriptif de division, fiche synthétique, carnet d'entretien, contrats en cours, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles, et d'autres.

Règlement de copropriété et état descriptif de division

Question	Où est la réponse	Contrôle
« Combien de tantièmes de charges générales pour le lot 12 ? »	État descriptif de division ou tableau des tantièmes	Comparer au total des tantièmes de l'immeuble
« Quels lots participent aux charges d'ascenseur ? »	Partie du règlement sur les charges spéciales	Relire la clause, puis vérifier les modificatifs
« Le règlement autorise-t-il une activité professionnelle dans les lots ? »	Clause de destination	Lire la clause entière, pas seulement l'extrait
« Les balcons sont-ils parties communes à usage privatif ? »	Désignation des parties communes et privatives	Vérifier qu'un modificatif ne l'a pas changé
« Quels modificatifs ont été publiés depuis l'origine ? »	Actes modificatifs	Comparer avec la copie du service de publicité foncière

La méthode pour ces recherches est détaillée dans trouver la clé de répartition dans le règlement.

Procès-verbaux d'assemblée générale

Selon service-public, le procès-verbal mentionne l'intitulé de chaque question et le résultat de chaque vote. Il se prête donc bien aux questions sur les décisions.

« Quelles résolutions sur la toiture ont été votées depuis 2018, avec leur montant ? »
« Qui a été désigné au conseil syndical lors de la dernière assemblée ? »
« Quelles résolutions ont été rejetées l'an dernier ? »
« Quel prestataire a été retenu pour le ravalement, et sur quel devis ? »
« Quelles décisions de l'assemblée du 15/06/2023 n'ont pas encore été exécutées ? » (à croiser avec vos dossiers)

Le contrôle : ouvrir le procès-verbal cité et lire la résolution entière, y compris le résultat du vote. Méthode complète dans retrouver une décision d'assemblée générale.

Budget, appels de fonds et comptes

« Quelle part du budget va au chauffage, et comment a-t-elle évolué sur trois exercices ? »
« Quels postes ont dépassé le budget voté de plus de 10 % ? »
« Quel montant de fonds de travaux est rattaché au lot 7 ? »
« Le dernier appel de fonds du lot 4 correspond-il au quart du budget voté, réparti selon ses tantièmes ? »
« Quelles dettes fournisseurs restent à payer à la clôture ? »
« Quels travaux votés ne sont pas encore clôturés ? »

Ces questions s'appuient sur le budget voté, les avis d'appel de fonds et les annexes des comptes. L'ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement) rappelle que les provisions du budget sont exigibles le premier jour de chaque trimestre et correspondent chacune au quart du budget, sauf autre rythme voté. Voir calcul d'un appel de fonds et annexes comptables.

Le contrôle : refaire le calcul dans un tableur, avec les tantièmes du règlement.

Comptes des copropriétaires

« Quels copropriétaires ont un solde débiteur depuis plus de deux trimestres ? »
« Quel est le montant total des impayés à la date de clôture ? »
« Quelles relances ont été envoyées au lot 9, et à quelles dates ? »

Ces questions portent sur des données personnelles : réservez-les aux personnes qui ont à les connaître. Voir suivi des impayés de charges.

Carnet d'entretien et contrats

Le décret n° 2001-477 du 30/05/2001 prévoit que le carnet d'entretien indique notamment les références des contrats d'assurance et, s'ils existent, des contrats d'entretien des équipements communs, avec leur date d'échéance.

« Quels contrats arrivent à échéance dans les six prochains mois ? »
« Quand la chaudière a-t-elle été remplacée, et par quelle entreprise ? »
« Quel est le délai de préavis du contrat d'entretien de l'ascenseur ? »
« Quels équipements n'ont aucun contrat d'entretien enregistré ? »

Voir carnet d'entretien et contrats d'entretien et échéances.

Déclarations annuelles

« Quels chiffres de l'exercice clos dois-je reporter dans la fiche synthétique ? »
« La date de la dernière mise à jour au registre est-elle postérieure à la dernière assemblée d'approbation des comptes ? »

Voir fiche synthétique et mise à jour du registre.

Trois règles pour toutes ces questions

Une question, un document de référence. Si la réponse mélange le règlement d'origine et un modificatif, reposez la question sur chacun.
Toujours demander la source : le nom du fichier et la page. Une réponse sans source ne se cite pas en assemblée.
Pas d'interprétation juridique. « Que dit la clause ? » est une bonne question. « Ai-je le droit de… ? » relève du conseil syndical, du syndic professionnel ou d'un juriste.