Extranet de copropriété : la liste des documents

Le décret n° 2019-502 du 23/05/2019 fixe la liste minimale des documents qu'un syndic professionnel met en ligne dans l'espace sécurisé de la copropriété, souvent appelé extranet. Il prévoit trois niveaux d'accès : les documents de l'immeuble pour tous les copropriétaires, ceux de son lot pour chaque copropriétaire, et ceux réservés au conseil syndical.

Cette fiche résume le décret, en vigueur au 15/11/2026 selon Légifrance ; son application à votre copropriété se voit avec le conseil syndical, votre syndic professionnel ou un juriste.

Qui doit proposer un extranet

L'article 18 de la loi n° 65-557 du 10/07/1965 prévoit que le syndic professionnel propose un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés de la copropriété, sauf décision contraire de l'assemblée générale à la majorité de l'article 25. L'ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement) précise que la liste minimale s'applique depuis le 01/07/2020. Service-public ajoute que les documents doivent pouvoir être téléchargés et imprimés.

Pour un syndic bénévole, le texte ne crée pas cette obligation. Un espace partagé bien rangé rend pourtant les mêmes services, et la liste du décret est un bon modèle.

La liste du décret, par niveau d'accès

Pour tous les copropriétaires (article 1)

1. Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les actes les modifiant, s'ils ont été publiés
2. La dernière fiche synthétique
3. Le carnet d'entretien
4. Les diagnostics techniques des parties communes en cours de validité
5. Les contrats d'assurance de l'immeuble en cours de validité
6. Les contrats et marchés en cours, hors contrats de travail des préposés du syndicat
7. Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours
8. Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles et les devis approuvés
9. Le contrat de syndic en cours

Pour chaque copropriétaire, sur son lot (article 2)

1. Son compte individuel, arrêté après l'approbation des comptes
2. Le montant des charges courantes et hors budget des deux derniers exercices clos
3. La part du fonds de travaux rattachée au lot, s'il existe
4. Les avis d'appel de fonds des trois dernières années (pour les avis transmis à partir du 01/07/2020, selon l'article 4)

Pour le conseil syndical (article 3)

1. Les balances générales des comptes et le relevé général des charges et produits de l'exercice échu
2. Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés, le cas échéant
3. Les assignations en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré
4. La liste de tous les copropriétaires
5. La carte professionnelle du syndic et ses attestations d'assurance et de garantie financière en cours

Organiser l'extranet pour y trouver une réponse

Une liste respectée ne suffit pas : il faut que le document se retrouve. Quelques règles simples :

• Un dossier par numéro de la liste, dans l'ordre du décret : chacun sait où chercher.
• Des noms de fichiers datés : « 2025-06-18 PV assemblée ordinaire.pdf », « 2026 contrat entretien ascenseur.pdf ».
• Des PDF où l'on peut chercher un mot : un scan doit passer par une reconnaissance de caractères (voir NL-Q PDF).
• Une seule version en vigueur visible : les contrats échus et les anciennes fiches synthétiques vont dans un dossier d'archives.

Contrôler la liste

Un contrôle annuel, avant l'assemblée, prend peu de temps avec un tableau : une ligne par document de la liste, une colonne « présent », une colonne « à jour », une colonne « date du document ». Les questions à se poser :

• « La fiche synthétique en ligne est-elle la dernière mise à jour ? »
• « Les trois derniers procès-verbaux d'assemblée annuelle sont-ils tous présents ? »
• « Chaque contrat d'entretien en cours du tableau des contrats est-il en ligne ? »
• « Le carnet d'entretien en ligne porte-t-il une date de mise à jour récente ? »

Si vous interrogez l'extranet avec un assistant d'intelligence artificielle, gardez en tête les niveaux d'accès : la liste des copropriétaires et les décisions de justice sont réservées au conseil syndical, les comptes individuels à chaque copropriétaire. Un outil qui lit tout l'espace ne doit répondre à chacun que sur ce qu'il a le droit de voir.