Fiche
Annexes comptables de copropriété : que demander à chacune
Les cinq annexes des comptes du syndicat selon le décret de 2005, ce que chacune montre et les questions qu'on peut lui poser avant l'assemblée.
Mis à jour le
Les comptes d'un syndicat de copropriétaires sont présentés en cinq annexes, prévues par le décret n° 2005-240 du 14/03/2005. Chacune répond à un type de question : la situation financière, les charges de l'année, le détail par catégorie, les travaux. Savoir laquelle ouvrir, c'est déjà la moitié de la réponse.
Cette fiche résume les textes ; elle ne remplace pas la vérification des comptes par le conseil syndical ou un professionnel.
Les cinq annexes
Les intitulés courts du tableau sont les nôtres ; seuls l'« état financier » (annexe 1) et l'état des travaux non clôturés (annexe 5) sont nommés ainsi dans les textes lus.
| Annexe | Objet selon le décret | Exemples de questions |
|---|---|---|
| 1 — État financier | Situation financière et trésorerie à la clôture (article 8) | « Combien le syndicat doit-il à ses fournisseurs à la clôture ? » « Quel est le solde de trésorerie ? » « Combien reste-t-il à rembourser sur l'emprunt collectif ? » |
| 2 — Charges, produits et budget | Présentation des charges et produits de l'exercice, avec le budget (articles 9 et 10) | « Le total des charges courantes dépasse-t-il le budget voté ? » |
| 3 — Détail des charges courantes | Ventilation analytique des charges courantes par catégorie (article 10) | « Combien a coûté l'ascenseur cette année, et l'an dernier ? » |
| 4 — Détail des travaux et opérations exceptionnelles | Ventilation analytique des charges de travaux et opérations exceptionnelles (article 10) | « Combien a été dépensé sur le ravalement pendant l'exercice ? » |
| 5 — Travaux non clôturés | État des travaux et opérations exceptionnelles votés et non encore clôturés, réalisé et prévu (article 8) | « Quels travaux votés restent ouverts, et pour quel solde ? » |
L'arrêté du 14/03/2005 précise par exemple que l'annexe 1 reprend le solde des travaux et opérations exceptionnelles non clôturés, ainsi que les annuités d'emprunt restant dues.
Les règles de présentation à connaître
- Le comparatif : selon l'article 8 du décret, les comptes de l'exercice clos sont présentés avec le budget voté pour cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l'exercice précédent. C'est ce qui permet les questions « plus ou moins que prévu ? » et « plus ou moins que l'an dernier ? ».
- Le rattachement à l'exercice : l'article 2 du décret rattache à l'exercice les produits acquis et les charges supportées, réglées ou à régler. L'article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10/07/1965 prévoit que charges et produits sont enregistrés dès leur engagement juridique, indépendamment de leur règlement. Une facture reçue mais non payée compte donc dans l'exercice.
- La nomenclature : l'arrêté du 14/03/2005 classe les comptes en classes 1 (provisions, avances, subventions, emprunts), 4 (copropriétaires et tiers), 5 (comptes financiers), 6 (charges) et 7 (produits).
Préparer les annexes pour les interroger
- Récupérer les annexes de trois exercices au moins : une seule année ne dit rien d'une tendance.
- Vérifier qu'elles sont lisibles : un PDF scanné doit passer par une reconnaissance de caractères. Le site NL-Q PDF explique comment.
- Recopier les annexes 3 et 4 dans un tableur si vous voulez comparer des postes : une ligne par poste, une colonne par exercice, une colonne pour le budget.
- Garder le lien avec les pièces : un écart sur un poste s'explique par une facture. Pour un syndic professionnel, le décret n° 2019-502 du 23/05/2019 prévoit que le conseil syndical accède en ligne aux balances générales des comptes et au relevé général des charges et produits de l'exercice échu.
Questions utiles avant l'assemblée
- « Quels postes de l'annexe 3 ont dépassé le budget voté, et de combien ? »
- « Quels postes ont augmenté de plus de 20 % par rapport à l'exercice précédent ? »
- « Quelles dettes fournisseurs apparaissent à l'annexe 1, et depuis quand ? »
- « Quels travaux de l'annexe 5 sont ouverts depuis plus de deux exercices ? »
Une question écrite aide à retrouver le chiffre dans des annexes de plusieurs années. Le contrôle reste le même : ouvrir l'annexe citée, lire la ligne, et pour un écart important, demander la facture. Les pièces justificatives des charges sont tenues à la disposition des copropriétaires entre la convocation de l'assemblée qui approuve les comptes et sa tenue (article 18-1 de la loi).
Pour transformer ces chiffres en proposition de budget, voyez le budget prévisionnel.
Questions fréquentes
Combien y a-t-il d'annexes aux comptes de la copropriété ?
Cinq, prévues par le décret n° 2005-240 du 14/03/2005 : l'état financier, la présentation des charges et produits avec le budget, la ventilation des charges courantes, la ventilation des travaux et opérations exceptionnelles, et l'état des travaux non clôturés.
Quelle annexe lire pour comparer les dépenses au budget ?
Les annexes qui présentent les charges et produits et leur ventilation analytique, puisque l'article 8 du décret prévoit que les comptes sont présentés avec le budget voté et le comparatif de l'exercice précédent.
Peut-on consulter les factures avant l'assemblée ?
L'article 18-1 de la loi du 10/07/1965 prévoit que les pièces justificatives des charges sont tenues à la disposition des copropriétaires entre la convocation de l'assemblée appelée à approuver les comptes et sa tenue.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :