Retrouver une décision d'assemblée générale de copropriété

Une décision d'assemblée générale se trouve dans le procès-verbal de la séance, que le syndic inscrit dans un registre des procès-verbaux. Pour la retrouver rapidement, il faut des procès-verbaux complets, lisibles et bien nommés, puis une recherche par sujet sur toute la période. Le mieux est de tenir, en plus, un tableau des décisions votées.

Ce que disent les textes

• Le contenu : selon l'article 17 du décret n° 67-223 du 17/03/1967 et service-public, le procès-verbal indique, pour chaque question de l'ordre du jour, le résultat du vote, ainsi que les noms et le nombre de voix des copropriétaires opposants, abstentionnistes ou défaillants. La feuille de présence y est annexée.
• La signature : par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs, à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours.
• La conservation : les procès-verbaux sont inscrits à la suite dans un registre, qui peut être tenu sous forme électronique (article 17). Le syndic conserve ce registre parmi les archives du syndicat (article 33).
• La copie : le syndic délivre des copies ou extraits des procès-verbaux (article 33). Service-public précise que le contrat de syndic peut prévoir des frais.
• La notification : le syndic notifie le procès-verbal dans le mois qui suit l'assemblée (article 42 de la loi n° 65-557 du 10/07/1965). Les copropriétaires opposants ou défaillants disposent alors de deux mois pour contester, selon le même article.

Ces règles sont résumées pour vous orienter ; leur application à un cas précis relève du conseil syndical, de votre syndic professionnel ou d'un juriste.

Rassembler les procès-verbaux

1. Faire l'inventaire : une ligne par assemblée (date, ordinaire ou extraordinaire, fichier disponible ou non). Les trous apparaissent vite.
2. Compléter : un syndic professionnel met en ligne les trois dernières assemblées annuelles (décret n° 2019-502). Pour les plus anciennes, demandez une copie au syndic, ou, si vous êtes le syndic, consultez le registre.
3. Rendre lisibles les scans par reconnaissance de caractères. Le site NL-Q PDF détaille la méthode.
4. Nommer chaque fichier par la date : « 2024-06-18 PV assemblée ordinaire.pdf ».

Tenir un tableau des décisions

Un tableau des décisions évite de relire quinze procès-verbaux à chaque question :

(Lignes d'exemple fictives.) Une colonne « sujet » avec des mots réguliers (toiture, ravalement, ascenseur, conseil syndical, syndic) rend les filtres efficaces.

Interroger les procès-verbaux par une question écrite

C'est là qu'un assistant d'intelligence artificielle fait gagner le plus de temps : la réponse est dispersée dans de nombreux documents. Quelques formulations :

• « Dans ces procès-verbaux, quelles résolutions concernent la toiture ? Donne la date, le numéro de résolution, le résultat du vote et la page. »
• « Quel prestataire a été retenu pour le contrat d'entretien de l'ascenseur, et lors de quelle assemblée ? »
• « Extrais toutes les résolutions de l'assemblée du 18/06/2024 dans un tableau : numéro, objet, résultat, montant. »
• « Une décision plus récente a-t-elle modifié la résolution 12 du 18/06/2024 ? »

Vérifier chaque décision trouvée

• Lire la résolution entière dans le procès-verbal cité : une résolution peut être amendée en séance.
• Lire le résultat du vote : un assistant peut confondre une résolution proposée et une résolution adoptée.
• Chercher les décisions suivantes sur le même sujet : une décision ancienne a pu être remplacée.
• Vérifier que le procès-verbal est signé et que c'est bien la version notifiée, pas un projet.

Pour une liste d'autres questions à poser aux documents de l'immeuble, voyez les exemples de questions.