Qui établit le budget prévisionnel ?

Le syndic, en concertation avec le conseil syndical, selon service-public et l'ANIL. Il est ensuite voté par l'assemblée générale.

Quand le budget prévisionnel doit-il être voté ?

Service-public indique qu'il est voté chaque année pour 12 mois, en principe avant le début de l'exercice et, dans tous les cas, dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice précédent, à la majorité simple.

Le ravalement entre-t-il dans le budget prévisionnel ?

Non. Service-public précise que les gros travaux de conservation, les travaux d'amélioration, les études et diagnostics font l'objet d'un vote spécifique et d'appels de fonds particuliers.

Budget prévisionnel de copropriété : préparer et comparer

Le budget prévisionnel couvre les dépenses courantes d'un exercice de 12 mois : entretien, fonctionnement, administration. Il se prépare à partir de ce qui a été réellement dépensé les années précédentes, des contrats en cours et des hausses connues. La meilleure préparation consiste donc à interroger les comptes passés poste par poste avant de proposer un chiffre.

Les règles citées ci-dessous résument les textes ; leur application à votre immeuble se voit avec le conseil syndical, votre syndic professionnel ou un juriste.

Ce que disent les textes

Le vote : selon l'article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10/07/1965, le syndicat vote chaque année un budget prévisionnel, dont les dépenses de travaux sont exclues. Service-public précise : vote à la majorité simple, en principe avant le début de l'exercice et au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice précédent.
La préparation : le syndic l'établit avec le conseil syndical, selon l'ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement) et service-public.
Ce qui en est exclu : les dépenses de travaux, votées à part. Service-public cite le ravalement, la toiture, les travaux d'amélioration, les études techniques et les diagnostics.
Les provisions : un quart du budget par trimestre, exigible le premier jour du trimestre, sauf autre rythme voté.
La présentation des comptes : selon l'article 8 du décret n° 2005-240 du 14/03/2005, les comptes de l'exercice clos sont présentés avec le budget voté pour cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l'exercice précédent. C'est la matière première de la préparation.

Les postes à passer en revue

Service-public cite comme dépenses courantes : les frais de gestion (honoraires du syndic, assurance), les contrats d'entretien et de sécurité, les petites réparations de maintenance, les frais liés aux salariés de l'immeuble et les services collectifs (chauffage, eau, électricité).

Pour chaque poste, rassemblez trois chiffres :

Poste	Réalisé N-2	Réalisé N-1	Budget voté N	Proposition N+1	Justification
Électricité des parties communes					Contrat, prix connu
Entretien ascenseur					Contrat en cours, révision prévue
Assurance de l'immeuble					Avis d'échéance
Nettoyage					Contrat
Petites réparations					Moyenne des réalisés
Honoraires du syndic					Contrat de syndic

Le tableau se remplit à partir des comptes approuvés des exercices précédents. Le site NL-Q Excel explique comment comparer des colonnes et repérer les écarts.

Les questions à poser aux comptes

« Quels postes ont dépassé le budget voté lors des trois derniers exercices ? »
« Quel poste a le plus augmenté entre N-2 et N-1, en euros et en pourcentage ? »
« Quelles dépenses de l'an dernier sont exceptionnelles et ne se reproduiront pas ? »
« Quels contrats prévoient une révision de prix l'an prochain ? »
« Le dernier budget a-t-il été suffisant, ou a-t-il fallu une régularisation importante ? »

Une question écrite fait gagner du temps pour retrouver ces chiffres dans des annexes de plusieurs années. Chaque montant se recoupe ensuite avec l'annexe d'où il vient : voyez les annexes comptables pour savoir laquelle lire.

Les contrôles avant de présenter le budget

Pas de travaux dans le budget : ils relèvent d'un vote séparé.
Chaque poste a une source : contrat, facture, moyenne des réalisés.
Les contrats en cours sont tous couverts : comparez la liste des postes avec la liste des contrats (voir contrats d'entretien et échéances).
La répartition est prête : chaque poste est rattaché à sa catégorie de charges, générales ou spéciales, pour que les appels puissent être calculés (voir calculer un appel de fonds).
Le fonds de travaux est calculé à part, sur la base du budget voté : voir le fonds de travaux.

Après le vote

Une fois l'exercice clos, le réalisé se compare au budget voté. L'ANIL rappelle que les provisions restent dues en attendant le solde définitif, après l'approbation des comptes. C'est ce comparatif qui servira de base au budget suivant : gardez votre tableau d'une année sur l'autre.