Où sont notées les échéances des contrats d'entretien ?

Dans le carnet d'entretien de l'immeuble. Le décret n° 2001-477 du 30/05/2001 prévoit qu'il indique les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, s'ils existent, avec leur date d'échéance.

Quelle est la durée minimale d'un contrat d'entretien d'ascenseur ?

L'arrêté du 18/11/2004 relatif à l'entretien des installations d'ascenseurs, modifié en 2026, prévoit un contrat d'un an au minimum, avec un intervalle entre deux visites qui ne peut dépasser six semaines.

Comment ne plus rater une échéance de contrat ?

Tenir un tableau avec, pour chaque contrat, la date d'échéance, le préavis inscrit au contrat et la date limite pour agir, puis le trier par cette date limite.

Contrats d'entretien d'une copropriété : suivre les échéances

Pour ne plus rater une échéance, il faut un inventaire des contrats de l'immeuble avec, pour chacun, la date d'échéance, le préavis prévu au contrat et la date limite pour agir. Cet inventaire nourrit le carnet d'entretien, le budget prévisionnel et l'extranet. Il se tient dans un tableur et se vérifie sur les contrats eux-mêmes.

Les règles citées ci-dessous résument les textes. Les conditions de durée, de reconduction et de résiliation de chaque contrat sont celles du contrat signé : pour les appliquer, voyez avec le conseil syndical, votre syndic professionnel ou un juriste.

Ce que disent les textes

Le carnet d'entretien : selon l'article 4 du décret n° 2001-477 du 30/05/2001, il indique les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, s'ils existent, avec leur date d'échéance. L'article 3 y ajoute les contrats d'assurance de l'immeuble et leur échéance.
L'extranet : pour un syndic professionnel, le décret n° 2019-502 du 23/05/2019 prévoit la mise en ligne des contrats d'assurance en cours, des contrats et marchés en cours, et des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours.
Le budget : service-public range les contrats d'entretien et de sécurité parmi les dépenses courantes du budget prévisionnel.
Les pièces justificatives : l'article 18-1 de la loi n° 65-557 du 10/07/1965 cite les contrats parmi les pièces tenues à la disposition des copropriétaires avant l'assemblée qui approuve les comptes.

Le cas de l'ascenseur

L'arrêté du 18/11/2004 relatif à l'entretien des installations d'ascenseurs (modifié par un arrêté du 04/03/2026, applicable depuis le 01/04/2026) fixe des clauses précises. Parmi elles :

un contrat conclu pour un an au minimum ;
une fréquence de visites fixée au contrat, avec un intervalle entre deux visites qui ne peut dépasser six semaines ;
des éléments de révision de prix explicites, illustrés par un exemple chiffré, et la date de révision inscrite au contrat ;
des modifications par avenant ;
une clause sur les délais de dépannage et de remise en service, et le déblocage des personnes assuré 24 heures sur 24.

Ces points se prêtent bien à une vérification : on lit le contrat et on coche.

Le tableau d'inventaire

Colonne	Exemple	Où la trouver
Équipement ou service	Ascenseur bâtiment A	Carnet d'entretien
Prestataire	Nom de l'entreprise	Contrat
Référence du contrat	N° de contrat	Contrat
Date de début	01/01/2025	Contrat
Durée et reconduction	1 an, reconduction tacite	Contrat
Date d'échéance	31/12/2026	Contrat
Préavis	Selon le contrat	Contrat
Date limite pour agir	Échéance moins préavis	Calcul
Montant annuel	Selon le contrat	Contrat, dernière facture
Révision de prix	Date et formule	Contrat
Décision d'assemblée	Date et n° de résolution	Procès-verbal

(Valeurs d'exemple fictives.) Triez par « date limite pour agir » : les contrats à renégocier apparaissent en tête. Une mise en forme conditionnelle sur les dates à moins de 90 jours suffit à faire une alerte.

Les questions à poser aux contrats

Une question écrite est utile pour extraire ces informations de contrats en PDF :

« Pour chacun de ces contrats, donne le prestataire, la durée, la date d'échéance, le préavis et la page où ils figurent. »
« Quels contrats se renouvellent par tacite reconduction ? »
« Quelle formule de révision de prix prévoit le contrat d'ascenseur ? »
« Le contrat d'ascenseur prévoit-il un intervalle entre visites ? Lequel ? »
« Quels équipements du carnet d'entretien n'ont pas de contrat en cours ? »

Les contrôles : relire chaque date et chaque préavis sur la page citée (les avenants modifient souvent ces clauses), et vérifier que le contrat retenu est bien celui en cours, pas un ancien devis.

Garder le tout à jour

Chaque nouveau contrat ou avenant entraîne trois mises à jour : le tableau, le carnet d'entretien et, pour un syndic professionnel, l'extranet (voir la liste des documents de l'extranet). Et chaque année, le tableau donne les montants à reporter dans le budget prévisionnel.