Suivi des impayés de charges de copropriété

Suivre les impayés, c'est d'abord savoir à tout moment qui doit quoi, depuis quand, et où en est chaque dossier. Un tableau simple, tenu à jour à chaque échéance, répond à ces questions et prépare les chiffres qu'on vous demandera pour la fiche synthétique, le registre ou une vente.

Cette page est descriptive. Elle résume ce que disent la loi et service-public ; elle ne dit pas quelle démarche engager contre un copropriétaire. Pour un dossier précis, voyez avec le conseil syndical, votre syndic professionnel, un commissaire de justice ou un avocat.

Le tableau de suivi

Une ligne par lot débiteur, une mise à jour à chaque échéance trimestrielle. Le solde vient toujours du compte du copropriétaire, jamais d'une estimation.

Les questions à poser au tableau

• « Quels lots ont un solde débiteur depuis plus de 90 jours ? »
• « Quel est le montant total des impayés à la date de clôture ? »
• « Quels lots ont reçu une relance mais pas encore de mise en demeure ? »
• « Quelles mises en demeure ont plus de trente jours sans paiement ? »
• « Quel lot en vente a un solde débiteur ? »

Un filtre ou un tableau croisé répond à toutes ces questions. Si vous les posez à un assistant d'intelligence artificielle, recomptez avec un filtre : un oubli de lot change le total. Et pensez aux données personnelles : ce tableau contient des noms et des dettes. La CNIL recommande de ne soumettre à un outil d'IA générative que des informations qu'on est autorisé à partager.

Les étapes décrites par service-public

La fiche service-public sur le recouvrement des charges impayées (vérifiée le 02/03/2026) décrit, dans l'ordre :

1. La relance simple : courrier ou mail rappelant que la date de paiement est dépassée.
2. La mise en demeure : envoyée par voie électronique (lettre recommandée électronique ou procédé électronique sécurisé), ou par lettre recommandée avec avis de réception si le copropriétaire a demandé l'envoi postal. Service-public liste ses mentions : identité et adresse du débiteur, adresse de la copropriété, montant dû, délai, sanction encourue.
3. Pour les créances de 5 000 € ou moins : une tentative de résolution amiable préalable (conciliateur, médiateur ou procédure participative), ou la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances par un commissaire de justice.
4. La saisine du tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble, selon plusieurs procédures que la fiche détaille.

Service-public mentionne aussi des garanties (hypothèque légale, opposition sur le prix de vente) et indique que les charges se prescrivent par 5 ans à compter de leur exigibilité.

Ce que disent les textes cités

• Article 19-2 de la loi n° 65-557 du 10/07/1965 : à défaut de versement d'une provision à sa date d'exigibilité, et après une mise en demeure restée infructueuse pendant trente jours, les autres provisions et sommes deviennent immédiatement exigibles ; le président du tribunal judiciaire statue selon la procédure accélérée au fond.
• Article 36 du décret n° 67-223 du 17/03/1967 : sauf stipulation contraire du règlement, les sommes dues portent intérêt au taux légal à compter de la mise en demeure.
• Article 10-1 de la loi : certains frais, dont les frais de recouvrement, sont imputables au seul copropriétaire concerné.
• L'ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement) précise que le syndic peut engager une action en recouvrement sans autorisation de l'assemblée générale, sauf pour la saisie immobilière.

Les chiffres à déclarer

Le décret n° 2016-1822 du 21/12/2016 prévoit que la fiche synthétique indique, pour l'exercice clos dont les comptes sont approuvés, le montant des impayés et le nombre de copropriétaires débiteurs dont la dette dépasse un seuil fixé par arrêté. Certaines petites copropriétés en sont dispensées (voir la fiche synthétique). Les mêmes données servent à la mise à jour annuelle du registre. Votre tableau, arrêté à la date de clôture, les donne directement.